Persondatapolitik

CVR: 13365792 Side 1 af 3 Persondatapolitik for behandling af bruger- og kunde-oplysninger 1. Dataansvarlig Toksværdhallen er dataansvarlig. Toksværdhallen kontaktoplysninger er: Bestyrelsesformand Gerner Hansen Toksværd Bygade 12, 4684 Holmegaard Tlf. 5227 2767, E-mail : toksvaerdhallen@gmail.com (Bemærk: mht. e-mail kan der være en længere responstid, da Toksværdhallen drives af frivillige) Toksværdhallen håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning og Persondataforordningen (GDPR). Toksværdhallen indgår aftaler med brugere og kunder om levering af halplads med tilhørende udstyr og faciliteter til sportslige og eventsmæssige aktiviteter. Toksværdhallen har ingen faste leverandører, men indkøber efter behov hos forskellige. I den forbindelse er der ingen personoplysninger udover eventuelt bestyrelsesformandens som tegningsberettiget ordregiver. 2. Toksværdhallen indsamling af personoplysninger Personoplysninger indsamles af Toksværdhallen på følgende vis: · Når en bruger/kunde, bestiller og køber én eller flere af Toksværdhallens ydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Toksværdhallen, giver denne samtidig sit samtykke til, at brugerens/kundens personoplysninger kan behandles af Toksværdhallen som kontakt- og faktureringsoplysninger. · Oplysningerne vil i anonymiseret form (initialform) for privatpersoner optræde på Hallens aktivitetsliste (så andre kan se hvornår hallen er optaget), mens foreninger, offentlige institutioner (fx skoler) og eventuelle virksomheder alene optræder offentligt med deres navn – og dermed ingen personhenførbare oplysninger. 3. Oplysninger som Toksværdhallen indsamler Toksværdhallen indsamler følgende personoplysninger: · Navn, eventuelt adresse, telefonnummer og eventuelt e-mail og dermed alene almindelige ikke personfølsomme personoplysninger. · Betalingsoplysninger enten via Mobilpay eller via kontooverførsel mellem Toksværdhallens og pågældendes pengeinstitutter. · Toksværdhallens web-sites er kun almen informativ brug og indeholder ingen personoplysninger udover bestyrelsesmedlemmernes navn, adresse og e-mail, der er afgivet med det enkelte bestyrelsesmedlems samtykke. Toksværdhallen modtager IKKE personoplysninger fra tredjeparter. 4. Betaling Toksværdhallen anvender som nævnt kun Mobilpay og kontooverførsler samt modtagning i sjældne tilfælde kontant afregning. CVR: 13365792 Side 2 af 3 Oplysninger i forbindelse med dette opbevares kun digitalt i diverse leverandørsystemer som fx pengeinstitutterne og hallens revisionsfirma som brug for regnskab og bogføring. Oplysningerne opbevares i max. 5 år jf. forældelsesloven og regnskabsloven. For hallens revisionsfirma foreligger der en databehandleraftale, der sikrer personoplysninger givet af hallen til dette firma. 5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen? Toksværdhallen indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med brugere/kunderne om levering af ydelserne. Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Toksværdhallen indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen. 6. Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen Toksværdhallen vil som nævnt kun behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Toksværdhallen, som du en bruger/kunde er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med tidsbestilling i hallen til sportslige aktiviteter og til events. Mht. events afvikles p.t. kun børnefødselsdage (forespørgsler på andre eventstyper som fx firmafester, bryllupper o.lign. afvises). Toksværdhallen har dog selv et årligt arrangement med en halfest. Denne fest styres, planlægges og afvikles af Toksværdhallen selv. I forbindelse med dette er bestillerens navn og tlf-nr oplyst samt antal pladser som bestilleren ønsker at reservere. Disse oplysninger gemmes i et regneark pr. fest og slettes senest 6 måneder efter festens gennemførelse aht. eventuelle reklamationer. 7. Den registreredes rettigheder Efter reglerne i persondataforordningen (GDPR), har de registrerede (kunder/brugere) forskellige rettigheder. · En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Toksværdhallen behandler om den registrerede. · En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Toksværdhallen har om den registrerede. · En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Toksværdhallen har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Toksværdhallen ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan eventuelt betyde, at Toksværdhallen ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse supplerende serviceydelser til en given aftale til den registrerede. Hvis nogle af de oplysninger, som Toksværdhallen har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes skriftlige samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Toksværdhallen. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor, som Toksværdhallen er lovmæssigt forpligtede til at gemme. Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan også være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav. CVR: 13365792 Side 3 af 3 Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Toksværdhallen om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Toksværdhallen er i besiddelse af. En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse. Den registrerede kan også kontakte Toksværdhallen, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Toksværdhallen Skriftlig anmodning sendes til Toksværdhallen, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1 Toksværdhallen vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registrerede. Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Toksværdhallen vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Toksværdhallen vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Toksværdhallen tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger. 8. Sikkerhed og deling af personoplysninger Toksværdhallen beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Kun de personer/ansatte hos Toksværdhallen, der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil. Toksværdhallen kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger. I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Toksværdhallen underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt Toksværdhallen benytter sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc. Toksværdhallen indgår løbende databehandleraftaler med alle Toksværdhallens leverandører, der har eller behandler personoplysninger, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger. Toksværdhallen kan lovmæssigt være forpligtet til at videregive personoplysninger eller forpligtet hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed. Toksværdhallen sletter dine personoplysninger, når Toksværdhallens lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede 9. Klage Klage over Toksværdhallen behandling af personoplysninger kan ske til DATATILSYNET, BORGERGADE 28, 5, 1300 KØBENHAVN K, TELEFON 3319 3200, E-MAIL dt@datatilsynet.dk